Najczęściej zadawane pytania na infolinii dotyczące Platformy e-Zamówienia
1. Dlaczego nie mogę złożyć oferty i nie widzę funkcjonalności umożliwiającej taką czynność?
Przyczyną braku funkcjonalności umożliwiającej złożenie oferty jest korzystanie z konta podmiotu, które nie zostało aktywowane.
W celu aktywowania konta podmiotu i uzyskania dostępu do funkcjonalności składania ofert należy wejść na stronie głównej w kafelek „Prześlij podpisany wniosek” dostępny po zalogowaniu. Wygenerowany plik XML można podpisać za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego. System przyjmuje wnioski z jednym podpisem. W przypadku reprezentacji wieloosobowej należy złożyć podpis dowolnego (jednego) reprezentanta.
Użytkownik mający Profil Zaufany może skorzystać z Podpisu Zaufanego – w tym celu wchodzi na stronę https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany i podpisuje dokument zgodnie z zamieszczonymi tam instrukcjami.
W przypadku korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego należy użyć wyłącznie formatu podpisu XAdES, typ podpisu wewnętrzny otoczony. Link do instrukcji dotyczącej podpisywania wniosku o rejestrację: https://media.ezamowienia.gov.pl/pod/2021/01/Podpisywanie-wnioskow-5.2.pdf
2. Dlaczego nie mogę zalogować się do Platformy?
Brak możliwości zalogowania się najczęściej związany jest z wygaśnięciem ważności hasła. Należy zmienić hasło i usunąć zapisane hasło z przeglądarki internetowej.
3. Nie mogę zalogować się do Platformy, przy próbie logowania pojawia się komunikat: „reCAPTCHA validation is required for user”. Co oznacza ten komunikat?
Pojawienie się tego komunikatu oznacza, że logowanie się nie powiodło i że należy zweryfikować poprawność loginu i hasła. Następnie należy zaznaczyć checkbox „Nie jestem robotem”, jeszcze raz wpisać login i hasło, nawet jeśli dane są uzupełnione
i kliknąć „Zaloguj”.
UWAGA: Jeżeli nastąpiła zmiana hasła, należy upewnić się, że stare hasło nie jest zapisane w przeglądarce internetowej, z której korzystamy.
4. Co zrobić, jeżeli podczas składania oferty pojawi się komunikat o treści: „Nie udało się nawiązać połączenia z Modułem Ofert i Wniosków”?
W tej sytuacji należy wylogować się z systemu i zalogować się ponownie, a następnie powtórzyć złożenie oferty. UWAGA: Platforma e-Zamówienia powinna być otwarta tylko w jednej karcie przeglądarki.
5. W trakcie składania oferty pojawia się komunikat „Plik nie jest poprawnym interaktywnym formularzem wygenerowanym na Platformie”. Czy to oznacza, że źle składam ofertę?
W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy postępowanie ma interaktywny formularz ofertowy (udostępniony przez zamawiającego na karcie postępowania w informacjach podstawowych) Jeśli zamawiający opublikował interaktywny formularz ofertowy i oczekuje złożenia oferty system wyświetli komunikat, jeśli użytkownik nie użyje interaktywnego formularza ofertowego lub jeśli złoży ofertę na interaktywnym formularzu ofertowym, który ze względu na podpisanie go Profilem Zaufanym musiał zostać zablokowany do edycji i nie jest odczytywany przez system jako formularz interaktywny. Jeśli zamawiający nie wykorzystuje interaktywnego formularza ofertowego system wyświetla komunikat „Postępowanie nie posiada opublikowanego formularza dla tego etapu postępowania”. Wyświetlenie komunikatów nie wpływa na proces składania ofert, a jest jedynie informacją, mającą zwrócić uwagę wykonawcy na to, czy wykorzystuje właściwy formularz.
6. W jaki sposób podpisać interaktywny formularz ofertowy przy użyciu Profilu Zaufanego?
Aby podpisać interaktywny formularz ofertowy w postępowaniu krajowym przy użyciu Profilu Zaufanego należy po pobraniu i wypełnieniu formularza zapisać go w wersji nieedytowalnej. W tym celu należy otworzyć formularz w programie PDF, a następnie kliknąć na ikonkę drukarki. Pojawi się okno z ustawieniami drukowania. Zamiast drukarki, należy wybrać opcję „Microsoft print to PDF”, a następnie kliknąć „Druk”. W kolejnym kroku system wyświetli okno umożliwiające zapisanie pliku jako dokumentu PDF. Tak zapisany plik można podpisać Profilem Zaufanym i wysłać do Zamawiającego. Na etapie składania oferty pojawi się komunikat „Plik nie jest prawidłowym interaktywnym formularzem wygenerowanym na Platformie” – można go zignorować, Użytkownik musiał zamknąć interaktywność pliku.
7. Podczas rejestracji konta pojawia się komunikat: „Wystąpił błąd podczas zapisu: Użytkownik z podanym loginem już istnieje”. Co mam zrobić?
Komunikat wskazuje na to, że inny użytkownik zarejestrował już konto z takim loginem. Należy zmodyfikować login.
8. Nie znam danych do logowania Supervisora w koncie podmiotu, jak uzyskać dostęp do tego konta?
W tym celu należy zarejestrować konto uproszczone, a następnie wysłać zgłoszenie w Systemie Obsługi Zgłoszeń z prośbą o połączenie konta uproszczonego z kontem podmiotu oraz nadanie uprawnień Supervisora. Do zgłoszenia należy dołączyć pismo podpisane elektronicznie przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu, zawierające następujące dane: sformułowaną prośbę o nadanie uprawnień Supervisora, REGON i nazwę podmiotu oraz login i adres mailowy konta uproszczonego.
9. Co zrobić, żeby opublikować ogłoszenie o wyniku postępowania w postępowaniu o statusie „unieważnione”?
W przypadku unieważnienia postępowania „krajowego” zmiana statusu na unieważnione następuje automatycznie, po publikacji ogłoszenia o wyniku postępowania, w którym została zawarta informacja o unieważnieniu postępowania lub jego części. Unieważnienie postępowania z poziomu widoku postępowania poprzez funkcjonalność „Unieważnij postepowanie” służy do zmiany statusu postępowania na unieważnione dla postępowań „unijnych”, dla których wynik postępowania publikuje się w Dz.U. UE i tym samym nie następuje automatyczna zmiana statusu na Platformie. W sytuacji, w której Zamawiający dla postępowania krajowego zmienił status postępowania na „unieważnione” wykorzystując funkcjonalność dostępną w podglądzie postępowania przed publikacją ogłoszenia o wyniku postępowania, powinien wycofać się z czynności unieważnienia (opcja dostępna pod przyciskiem trzech kropek na formularzu postepowania dla postępowań niepodzielonych na części, lub opcja „Un. czynn.” dostępna dla każdej części na formularzu postępowania). Po wykonaniu opisanej czynności postępowanie zmieni status na wszczęte. Na tym etapie należy opublikować ogłoszenie o wyniku postępowania, które z automatu zmieni status tego postępowania na unieważnione.
10. Ile ogłoszeń o wykonaniu umowy należy opublikować w przypadku postępowania podzielonego na części?
W przypadku postępowania podzielonego na części należy opublikować tyle ogłoszeń o wykonaniu umowy, ile było podpisanych umów. Nie ma możliwości publikacji ogłoszenia dla dwóch lub więcej umów. Jeżeli jedna umowa dotyczyła kilku części postępowania, dane dotyczące tych części powinny być zawarte w jednym ogłoszeniu o wykonaniu umowy.
11. Jak opublikować kilka ogłoszeń o wykonaniu umowy w przypadku postępowania unijnego podzielonego na części, w którym przy rejestracji postępowania omyłkowo nie zaznaczono podziału na części?
Jeżeli Zamawiający zarejestrował postępowanie unijne, ale nie wysłał do publikacji ogłoszeń przez Platformę e-Zamówienia, tylko bezpośrednio w Dz. U. UE i w postępowaniu nie wprowadził podziału na części, nie będzie mógł opublikować kilku ogłoszeń o wykonaniu umowy. W tej sytuacji Zamawiający może zarejestrować na Platformie e-Zamówienia nowe postępowania z prawidłową informacją dotyczącą podziału na części. W postępowaniu powinien ręcznie wprowadzić numer ogłoszenia o zamówieniu lub zamiarze zawarcia umowy oraz numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia (jeżeli w postępowaniu opublikowano kilka ogłoszeń o udzieleniu zamówienia, możliwe jest wpisanie kolejnych numerów ogłoszeń o udzieleniu zamówienia).
W nowym postępowaniu zawierającym prawidłowy podział na części możliwe będzie opublikowane właściwej liczby ogłoszeń o wykonaniu umowy. W każdym z ogłoszeń
o udzieleniu zamówienia, w informacjach dodatkowych ogłoszenia należy zawrzeć zapis wyjaśniający tę sytuację, tj. informację, że pierwotnie postępowanie zostało zarejestrowane pod innym identyfikatorem (wskazać ten identyfikator) i tam przesłano Informację o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP, a w wyniku błędu technicznego przy rejestracji postępowania, ogłoszenie o wykonaniu umowy jest publikowane w innym postępowaniu.
12. Czy po wszczęciu postępowania jest możliwość jego edycji w zakresie podziału na części?
Nie, po wszczęciu postępowania nie ma takiej możliwości.
13. Czy po wszczęciu postępowania mogę zmienić numer referencyjny postępowania?
Tak, w tym celu należy opublikować zmianę ogłoszenia o zamówieniu, w której zostanie zaktualizowany numer referencyjny postępowania.
14. Czy przy rejestracji postępowania mogę powiązać je z pozycją z planu postępowań, która już została powiązana z innym postępowaniem?
Tak, można powiązać tę samą pozycję z planu postępowań z wieloma postępowaniami. Zamawiający może również powiązać jedno postępowanie z kilkoma pozycjami z planu postępowań.
15. Nie mogę edytować pozycji z planu postępowań. Dlaczego nie mam takiej możliwości?
Nie ma możliwości na edycję pozycji z planu postępowań, jeśli zostało już wszczęte postępowanie powiązane z tą pozycją.
16. Dlaczego po zarejestrowaniu się na swoje konto w podmiocie Zamawiający
w postępowaniu nie mam żadnych zakładek poza Informacje podstawowe?
Na Platformie e-Zamówienia domyślnie pełny dostęp do postępowania ma ten użytkownik, który zarejestrował postępowanie. Użytkownik posiadający rolę „Zarządzanie rolami do postępowań” musi wejść w „Panel zarządzania”, kliknąć w kafelek „Zarządzanie rolami do postępowań” i odszukać wybrane postępowanie. Z dostępnych opcji (kafelek z trzema kropkami) należy kliknąć w „Zarządzaj rolami”. W kolejnym kroku wyświetli się lista użytkowników w podmiocie. Należy nadać role „Odczyt” i „Aktualizacji” przy danych użytkownika, który ma uzyskać dostęp do tego postępowania, a następnie kliknąć „Zaktualizuj”.
17. Jak opublikować ogłoszenie o zmianie ogłoszenia?
Aby opublikować zmianę ogłoszenia należy wejść w kafelek „Moje ogłoszenia”
i wybrać opcję „Zmień ogłoszenie” dla ogłoszenia, które należy zmienić. Otworzy się formularz opublikowanego ogłoszenia i w wybranym polu należy zmienić dane. Na ostatniej stronie będzie przycisk „Zapisz i weryfikuj”, po kliknięciu którego pojawi się formularz ogłoszenia o zmianie z zaciągniętymi dokonanymi zmianami Po przejściu tego formularza pojawi się przycisk „Zapisz i zakończ”, a po jego kliknięciu przycisk „Zatwierdź” i następnie „Opublikuj”. Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostanie opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych. Wraz z publikacją ogłoszenia
o zmianie system ujednolica treść ogłoszenia wskazując w niej kolejną wersję wynikająca ze zmiany i pokazuje aktualną treść ogłoszenia. UWAGA: zmiany w ogłoszeniu będą widoczne dopiero po jego publikacji.
18. Jak opublikować ogłoszenie o wyniku postępowania tylko dla jednej części postępowania w postępowaniu podzielonym na części?
W tej sytuacji należy uzupełnić dane dotyczące odpowiedniej części postępowania, a w odniesieniu do pozostałych części postępowania, w sekcji V ogłoszenia – Zakończenie postepowania, należy wybrać je do edycji i przy pytaniu „Postępowanie/część postępowania zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania/części postępowania” należy wybrać z lisy rozwijalnej odpowiedź „Nie rozstrzygnięto”.
19. W postępowaniu nie ma opcji interaktywnego formularza ofertowego. Jak mam poprawnie złożyć ofertę?
Jeżeli Zamawiający nie udostępnił interaktywnego formularza ofertowego generowanego z Platformy e-Zamówienia, pojawi się komunikat o treści: „Postępowanie nie posiada opublikowanego formularza do tego etapu postępowania. Plik nie jest poprawnym formularzem interaktywnym wygenerowanym na Platformie.” Należy wybrać opcję: „Tak, chcę kontynuować” i przejść do dalszego etapu składania oferty.
20. Dlaczego nie mogę dołączyć dwóch formularzy ofertowych składając ofertę.?
Składając ofertę przez Platformę e-Zamówienia, należy w górnym polu zamieścić tylko jeden plik – formularz ofertowy. Nie ma znaczenia, czy jest interaktywny, czy nie. Jeśli do pliku formularza ofertowego konieczne jest dodanie pliku podpisu, to należy dołączyć plik podpisu w drugim oknie, Jeśli Zamawiający nie korzysta z interaktywnego formularza ofertowego, a postępowanie podzielone jest na części i zamawiający wymaga złożenia odrębnych ofert dla każdej części, to należy w górnym oknie umieścić formularz do jednej części, a wszystkie pozostałe wysłać za pośrednictwem drugiego okienka wraz z pozostałymi dokumentami składanymi wraz z ofertą, Jest to poprawne działanie, Zamawiający otrzyma wszystkie pliki.
21. Jak zarejestrować konto Wykonawcy, jeżeli nie posiadam numeru NIP i REGON?
W tej sytuacji w formularzu rejestracji konta należy zaznaczyć pola „Nie posiadam NIP” i „Nie posiadam REGON”, a następnie zaznaczyć odpowiednią wartość w polu „Schemat Krajowego Identyfikatora” (najczęściej PL-PESEL) i uzupełnić pole „Krajowy numer identyfikacyjny”.
22. Złożyłem ofertę w postępowaniu, ale teraz nie mam go w kafelku Moje postępowania/konkursy. Jak odnaleźć to postępowanie?
W Biuletynie Zamówień Publicznych należy wyszukać ogłoszenie powiązane z postępowaniem, a następnie wejść w jego szczegóły. W przypadku postępowań, które mają status „Zakończone-zawarta umowa” – w lewym górnym rogu widoku ogłoszenia jest dostępna funkcja „Przejdź do postępowania”. W przypadku postępowań w statusie „Unieważnione” – postępowanie można wyszukać wchodząc w link do tego postępowania.
23. Jakim rodzajem podpisu należy podpisać elektronicznie składane oferty/wnioski i inne załączniki?
Sposób podpisania składanych ofert reguluje ustawa Prawo zamówień publicznych. Wskazuje ona, że w postępowaniach prowadzonych w trybie krajowym ofertę można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym, a w przypadku postępowań prowadzonych w trybie unijnym wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.