Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa organizacji konferencji oraz targów naukowych „Aerodays 2025”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: SIEĆ BADAWCZA ŁUKASIEWICZ-INSTYTUT LOTNICTWA

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 387193275

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Aleja Krakowska 110/114

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-256

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: Katarzyna.Zielinska@ilot.lukasiewicz.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://ilot.lukasiewicz.gov.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Prace naukowe i prace rozwojowe w zakresie lotnictwa

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa organizacji konferencji oraz targów naukowych „Aerodays 2025”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-693db37e-210a-4b01-96d8-a2f3d2c41d98

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00096698

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-02-10

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Korespondencja pomiędzy Wykonawcami, a Zamawiającym odbywa się drogą
elektroniczną. Wszelkie pytania, wnioski, oświadczenia, zawiadomienia, inne dokumenty niż oferta i składane wraz z ofertą
załączniki, należy zgłaszać/składać za pośrednictwem platformy internetowej przy użyciu zakładki "Pytania/Informacje", znajdującej
się na stronie internetowej https://ilot.eb2b.com.pl/open-preview-auction.html/2729/usluga-organizacji-konferencji-oraz-targow-naukowych-aerodays-2025

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Minimalne parametry techniczne sprzętu do obsługi platformy to:
 stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości minimum 10 Mbps;
 komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 4GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;
 zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa; w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0.;
 włączona obsługa JavaScript;
 zainstalowany program Acrobat Reader.
Szczegółowe informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzenia, wysyłania i odbierania korespondencji
elektronicznej znajdują się w rozdziale XV SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Szczegółowe informacje w tym zakresie zostały określne w rozdziale XXVI SWZ.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Szczegółowe informacje w tym zakresie zostały określne w rozdziale XXVI SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Tak

4.1.2.) Numer referencyjny: DZP.26.4.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.5.) Łączna wartość poszczególnych części zamówienia: 1385075,00 PLN

4.1.6.) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 900000 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest aranżacja i obsługa strefy wystawienniczej i konferencyjnej, w tym:
1. Koncepcja aranżacji i obsługi Hali 1:
A. Część wystawiennicza
B. Sala plenarna
C. Strefa relaksu
2. Koncepcja aranżacji i obsługi sal w Hali 2
A. Obsługa techniczna sal wykładowych- 1 piętro Sala C
B. Obsługa VIP Room- 2 piętro Sala Onyx
3. Przygotowanie i obsługa recepcji.

4.2.5.) Wartość części: 900000 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-05-10

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert:
1. Część I:
Cena (K1) – 60%
Organizacja (K2) – 40%
1) W kryterium „Cena” (K1) punkty będą przyznawane na podstawie wzoru:
najniższa cena brutto spośród ofert nieodrzuconych
K1 = -------------------------------------------------------------------- x 60
cena brutto ocenianej oferty
W kryterium „cena” punkty zostaną zaokrąglone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w ten sposób, że jeżeli trzecia liczba po przecinku:
• jest mniejsza niż 5, liczbę tę pomija się;
• jest równa lub większa niż 5, drugą liczbę po przecinku zaokrągla się o jeden w górę,
• Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w tym kryterium wynosi 60.

2) W ramach kryterium „Organizacji (K2)” Wykonawca może otrzymać maksymalnie 40 pkt. Zaoferowana aranżacja będzie oceniana zgodnie z poniższymi:

a) Cztery rejestracje - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 5 pkt
W ramach podkryterium, oceniana będzie łatwość identyfikacji poszczególnych punktów rejestracyjnych. Pomysłowość wygrodzenia rejestracji dla gości VIP. Spójność oraz elegancja ubioru hostess/hostów.

b) Ściany zewnętrzne Sali plenarnej - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 15 pkt
W ramach podkryterium, oceniane będą walory estetyczne i zastosowane techniki do wyświetlanych na ścianach materiałów;

c) Sala Plenarna - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 15 pkt
W ramach podkryterium, oceniana będzie estetyka zabudowy sceny, zgodność zaproponowanych mebli ze wskazanymi w OPZ oraz ich dopasowanie do rangi Wydarzenia;

d) Strefa relaksu - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 5 pkt
W ramach podkryterium, oceniana będzie nowoczesność, kolorystyka oraz rozstawienie mebli umożliwiające dostęp jak największej liczbie osób do punktów ładowania, z możliwością zapewnienia wygodnej pozycji siedzącej.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Organizacji (K2)

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi cateringowej podczas 3 dni trwania Wydarzenia „Aerodays 2025” (zwanym dalej „Wydarzeniem”).

4.2.5.) Wartość części: 400000 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55510000-8 - Usługi bufetowe

55511000-5 - Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-05-10

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1) Cena (K1) – 50%
2) Catering (K2) – 50%

1) Punkty w kryterium „cena” zostaną obliczone według wzoru:

najniższa cena brutto spośród ofert nieodrzuconych
K1 = -------------------------------------------------------------------- X 50 pkt
cena brutto w badanej ofercie
Punkty w kryterium „cena” zostaną zaokrąglone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w ten sposób, że jeżeli trzecia liczba po przecinku:
• jest mniejsza niż 5, liczbę tę pomija się;
• jest równa lub większa niż 5, drugą liczbę po przecinku zaokrągla się o jeden w górę.
• Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w tym kryterium wynosi 50.

2) W ramach kryterium „Organizacji (K2)” Wykonawca może otrzymać maksymalnie 50 pkt. Zaoferowana aranżacja będzie oceniana zgodnie z poniższymi:

a. Propozycje potraw lunchowych – maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 11 pkt
W ramach podkryterium „Propozycje potraw lunchowych” - oceniana będzie różnorodność, oryginalność potraw;
b. Propozycje finger foods wytrawnych - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 10 pkt;
W ramach podkryterium „Propozycje finger foods wytrawnych” – oceniana będzie różnorodność i oryginalność zaproponowanych finger foods;
c. Propozycje ciast - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 3 pkt;
W ramach podkryterium „Propozycje ciast” – oceniana będzie różnorodność, oryginalność;
d. Propozycja napojów gorących i zimnych - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 10 pkt ;
W ramach podkryterium „Propozycja napojów gorących i zimnych” oceniana będzie estetyka, nowoczesność oraz schludny wygląd stanowisk z napojami Oceniana będzie również spójność zastawy;
e. Sposób serwowania wszystkich elementów menu - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 10 pkt ;
W ramach podkryterium „Sposób serwowania wszystkich elementów menu” – oceniana będzie estetyka, elegancja sposobu serwowania wszystkich elementów menu oraz walory wizualne wpływające na wygląd strefy cateringowej;
f. Propozycję użytej zastawy - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 3 pkt;
W ramach podkryterium „Propozycję użytej zastawy” – oceniana będzie elegancja, nowoczesność i prostota zaproponowanej zastawy;
g. Propozycję ubioru obsługi kelnerskiej - maksymalna liczba punktów w tym podkryterium to: 3 pkt
W ramach podkryterium „Propozycję ubioru obsługi kelnerskiej” – oceniana będzie jednolitość, prostota, klasyka oraz elegancja strojów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 50

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Catering (K2)

4.3.6.) Waga: 50

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 9

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wstępnym, o którym mowa w rozdziale IX ust. 1 SWZ – wg treści określonej w Załączniku nr 7 do SWZ,

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Na potwierdzenie warunku, o którym mowa w Rozdziale VIII ust. 1 pkt 1) , Wykonawca składa wykaz usług – Załącznik nr 8 do SWZ – w zakresie zamówienia, o które się ubiega ;

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-02-25 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ilot.eb2b.com.pl/open-preview-auction.html/2729/usluga-organizacji-konferencji-oraz-targow-naukowych-aerodays-2025

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-02-25 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-03-26