Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa konferencyjna na potrzeby organizacji konferencji naukowej Instytutu Kolejnictwa

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT KOLEJNICTWA

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 016382785

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: J. CHŁOPICKIEGO 50

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 04-275

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia_publiczne@ikolej.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ikolej.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

instytut badawczy

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa konferencyjna na potrzeby organizacji konferencji naukowej Instytutu Kolejnictwa

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-fc1837ba-d443-44a7-ae50-e113fced340f

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00021717

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-01-10

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ikolej.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ikolej.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: a) komputer PC/MAC z aktualnym systemem operacyjnym wspieranym przez producenta;
b) wybrana przeglądarka wspierana przez producenta: MS Internet Explorer, Firefox, Google Chrome lub MS Edge;
c) podłączenie do Internetu: min. 512 Kb/s na komputer (zalecane szerokopasmowe łącze internetowe)

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: IK.DZ.261.01.TPv2.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje:
1. udostępnienie sali konferencyjnej max. do 450 osób, wyposażonej kompleksowo (laptop, mównica, scena, ekran, projektor, mikrofony bezprzewodowe, nagłośnienie);
2. organizację lunchu bufetowego w godz. 13:00 – 14:00;
3. organizację 2 (dwóch) przerw kawowych w godz. 11:30 - 12:00 oraz 16:30 – 18:00;
4. organizację zasiadanej uroczystej kolacji dla 250 osób w godzinach 18:00 – 24:00 z menu obejmującym: bufet uzupełniany do 4 godzin obejmujący przystawki, zupy, dania główne, desery oraz pakiet napojów do 6 godzin obejmujący kawę, herbatę, wodę mineralną, napoje soft oraz napoje alkoholowe;
5. udostępnienie 2 (dwóch) pokojów hotelowych dla organizatorów na jedną dobę hotelową w dniu 27.02.2025 r.;
6. udostępnienie bezpłatnego parkingu dla gości na 10 samochodów.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia liczby osób uczestniczących w konferencji i uroczystej kolacji, na zasadach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ.
Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę wszystkich usług stanowiących przedmiot niniejszego postępowania (art. 121 ustawy Pzp). Oferty składane przez podmioty nieposiadające możliwości samodzielnej, osobistej realizacji wszystkich usług stanowiących przedmiot postępowania zostaną odrzucone na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 5

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-02-27 do 2025-02-27

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: lokalizacja miejsca wykonania usługi konferencyjnej - odległość od siedziby IK

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: zaoferowane menu na uroczystą kolację

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 6

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego mogą brać udział Wykonawcy, którzy:
1. nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
2. spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
a) posiadania zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w powyższym zakresie,
b) posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w powyższym zakresie,
c) znajdowania się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia:
Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w powyższym zakresie,
d) posiadania zdolności technicznych lub zawodowych:
warunek zostanie spełniony, jeżeli wykonawca nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, organizował co najmniej trzy eventy na 450 osób każdy;
3. zaoferują wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami określonymi przez Zamawiającego;
4. zaoferują osobiste wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z dokumentami zamówienia, przez sieciowy hotel 5-gwiazdkowy zlokalizowany w Warszawie.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zamawiający będzie żądał złożenia wraz z ofertą wyspecyfikowanego menu na uroczystą kolację.
Oferowane menu stanowi kryterium oceny ofert.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający dopuszcza zmianę treści Umowy w zakresie i na warunkach zgodnych z art. 454 i art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych.
W ramach umowy dopuszcza się możliwość wprowadzenia zmiany w zakresie:
1) zwiększenia liczby uczestników konferencji względem liczby uczestników wskazanych w § 2 ust. 3 do maksymalnej liczby 450 osób - podstawą wyliczenia wartości wynagrodzenia są ceny jednostkowe ujęte w Formularzu ofertowym,
2) wynagrodzenia brutto, jeżeli doszło do ustawowej zmiany procentowej stawki podatku VAT- wynagrodzenie ulegnie zmianie zgodnie z § 4 ust. 1. Umowy
3) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-01-17 13:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ikolej.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-01-17 13:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-02-15

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak