Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa kompleksowej organizacji i obsługi konferencji Akademii CeZ
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Centrum e-Zdrowia
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 001377706
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: ul. Stanisława Dubois 5A
1.5.2.) Miejscowość: Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy: 00-184
1.5.4.) Województwo: mazowieckie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: wzp@cez.gov.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://cez.gov.pl/
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Usługa kompleksowej organizacji i obsługi konferencji Akademii CeZ
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-da81a0dc-f865-4250-aef3-948c2b0d28fe
2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00558863
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2024-10-22
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00282039/04/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.8 Pozyskanie wsparcia zewnętrznego w celu organizacji cyklicznej konferencji "Perspektywy e-zdrowia"
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-da81a0dc-f865-4250-aef3-948c2b0d28fe 3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między
Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem
https://ezamowienia.gov.pl.
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne
zostały opisane w Rozdziale XI SWZ
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Informacje o przetwarzaniu danych zostały zawarte w
Rozdziale XXII SWZ
3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Informacje o przetwarzaniu danych zostały zawarte w
Rozdziale XXII SWZ
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: ZPRZ.270.66.2024
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji i obsługi corocznej Konferencji Akademii CeZ.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.
3. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.
4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów
55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak
4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:
W ramach przedmiotu zamówienia Zamawiający przewiduje zastosowanie opcji, o której mowa w art. 441 ustawy PZP w zakresie:
- profesjonalnego szkolenia z wystąpień dla prelegentów,
- streamingu w Sali mniejszej
szczegółowo określonych w Załączniku nr 1 do SWZ. 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2024-10-30
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak
4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy PZP. Zamówienie będzie polegało na powtórzeniu usług określonych w Opisie przedmiotu zamówienia oraz Projektowanych postanowieniach umowy na warunkach jakich zostało udzielone zamówienie podstawowe i opcjonalne. Przewiduje się udzielenie zamówienia z wolnej ręki do wysokości 100% wartości zamówienia (zamówienie podstawowe + opcja).
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 45
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia 4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia -Kwalifikacje zawodowe
4.3.6.) Waga: 35
Kryterium 3
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia 4.3.5.) Nazwa kryterium: Zapewnienie konferansjera (ZK)
4.3.6.) Waga: 20
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1.1. spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego dotyczące:
1.1.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie opisuje i nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
1.1.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie opisuje i nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
1.1.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie opisuje i nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
1.1.4. zdolności technicznej lub zawodowej:
1.1.4.1. Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy – w tym okresie wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje co najmniej jedno zamówienie obejmujące swoim zakresem organizację konferencji o wartości minimum 200 000,00 zł brutto.
1.1.4.2. Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia o kwalifikacjach zawodowych, doświadczeniu i wykształceniu niezbędnym do wykonania zamówienia, odpowiadającym warunkom określonym poniżej:
Lp. Nazwa pełnionej roli Kwalifikacje Minimalna liczba udostępnionych osób
1. Koordynator • Minimum 10 lat doświadczenia zawodowego na stanowisku koordynatora/kierownika przy organizacji konferencji/gali;
• Doświadczenie w koordynowaniu minimum 8 konferencji dla min. 200 osób każda (stanowisko, okres, klient, wartość, zakres obowiązków). 1
2. Realizator transmisji on line • Minimum 8 lat doświadczenia zawodowego w realizacji transmisji i wydarzeń on-line;
• Doświadczenie w realizacji minimum 10 wydarzeń, w których uczestniczyło minimum 100 osób stacjonarnie, a zasięgi on-line w kulminacyjnym punkcie wyniosły minimum 150 jednoczesnych użytkowników
• Znajomość i biegłość w obsłudze oprogramowania do realizacji online w tym m.in. vMix Wirecast, OBS czy StreamYard,
• Znajomość standardów w zakresie kodowania obrazu i dźwięku,
• Znajomość zasad kompozycji obrazu, w tym łączenia ze sobą widoku gdy jest do dyspozycji choćby obraz z dwóch kamer (klasycznie: daleka i bliska) oraz slajdy,
• Znajomość obsługi kamer, mikrofonów i mikroportów,
• Znajomość platform streamingowych i konferencyjnych,
• Znajomość narzędzi online typu MentiMeter czy Kahootw w celu dostarczenia ich sygnału do miksera,
• Znajomość narzędzi graficznych,
• Znajomość jezyka angielskiego na poziomie komunikatywnym. 1
Zamawiający nie dopuszcza pełnienia jednocześnie różnych ról przez jedną osobę. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz nie podleganiu wykluczeniu z postępowania stanowiące Załącznik nr 4 do SWZ
2) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego w Rozdziale VII – sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do SWZ;
3) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 594), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej– sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 9 do SWZ.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór Wykazu usług stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.
2) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – zgodnych z wymogami określonymi w rozdz. VI pkt 1.1.4.2. SWZ. Wzór Wykazu osób stanowi Załącznik nr 10 do SWZ.
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
1. Pełnomocnictwo, z którego wynika prawo do podpisania oferty (jeżeli dotyczy).
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które
usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 8 do SWZ. SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. Zamawiający w stosunku do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunków dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej dopuszcza łączenie spełnienia warunku udziału przez Wykonawców.
3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 8 do SWZ. 6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany istotnych postanowień Umowy, gdy:
1) niezbędna jest zmiana sposobu wykonania Umowy, o ile zmiana taka jest uzasadniona w celu prawidłowego wykonania Umowy;
2) zaistnieje uzasadniona potrzeby modyfikacji terminu wykonania Umowy lub jej zakresu, z przyczyn które nie były znane w chwili zawierania Umowy i której nie można było przewidzieć;
3) w przypadku przerwy w wykonaniu Umowy z przyczyn niezależnych od Stron;
4) w wyniku zmian w strukturze i organizacji Zamawiającego, mających wpływ na wykonanie Umowy;
5) nastąpi zmniejszenie stawki podatku od towarów i usług na podstawie odrębnych przepisów, które wejdą w życie po dniu zawarcia Umowy. W takim przypadku wynagrodzenie Wykonawcy będzie uwzględniać aktualną stawkę podatku od towarów i usług;
6) wystąpienia innych okoliczności, których nie można było przewidzieć w momencie zawierania Umowy, a które uniemożliwiają wykonanie Umowy zgodnie z jej treścią i celem;
- przy czym zmiany te są możliwe wyłącznie w zakresie wymuszonym przesłankami zmiany i nie mogą prowadzić do wydłużenia terminu realizacji Umowy o więcej niż 90 dni i zwiększenia wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy o więcej niż 20% maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy. 7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2024-10-30 11:00
8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę, zgodnie z rozdz. XV, w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym należy złożyć na Platformie e-Zamówienia
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-10-30 11:30
8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-11-28
SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE
Konferencja odbędzie się w terminie ostatecznie ustalonym z Zamawiającym, po zawarciu umowy, w dniu 19/20/27/28 listopada br. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający dopuszcza możliwość uzgodnienia innego niż we wskazanym okresie terminu organizacji Konferencji. Szczegółowe daty realizowania umowy wskazane zostały w Załączniku nr 1 i 2 do SWZ.